Nota Applicativa Buona Prassi di Laboratorio N.10 – Le interviste durante l’”Audit”

L’intervista è spesso uno degli aspetti più difficili che l’uditore deve affrontare.

Tra l’altro l’intervista è anche uno dei punti più importanti di un “audit”.

L’auditore dovrebbe essere in grado di adottare differenti tecniche per ottenere le informazioni senza mettere in difficoltà l’”audito”.

Il modo con il quale l’auditore inizia il processo di intervista può determinare il successo o meno dell’intervista stessa.

 

Intervista rilassata e conversazionale

L’intervista dovrebbe essere condotta con relax ed in modo conversativo.

L’auditore non deve semplicemente attenersi alla checklist che ha in dotazione. Dovrebbe invece cominciare ad interessarsi della posizione e dei compiti dell’intervistato.

Dopo poco l’intervistato avrà certamente richiamato un argomento che è di interesse per l’auditore, il quale chiederà maggiori informazioni sull’argomento stesso.

A questo punto, il processo di audizione scorrerà più facilmente e l’auditore potrà passare ad altri importanti argomenti e richiesta di documenti a comprova del Sistema Qualità.

La focalizzazione dell’auditore dovrà essere quella di comprendere il processo ed il ruolo della persona in quel processo. Se l’oggetto si sposta dal processo alla checklist, la conversazione e le informazioni che l’auditore cerca diventeranno difficili, potendo creare anche problemi di tipi psicologico.

Le domande “chiuse” e le domande “aperte”.

Cose che l’auditore dovrebbe chiedere          Cose che l’auditore non dovrebbe chiedere

Come (dove, quando, cosa, perché)registrate i risultati delle prove?	Registrate i risultati delle prove nel quaderno di laboratorio?
Come fate a sapere che questo valore è corretto?	E’ lo strumento calibrato?
Quale è la prima cosa da fare?	Prima di tutto azzerate lo strumento?
Come fate a sapere che questa è la versioneaggiornata (corretta) dello schema?	E’ questo schema aggiornato?
Come è avvenuto l’addestramento per applicarequesta procedura?	Avete letto le POS durante l’addestramento?
Come vi comportate con le non conformità?	In presenza di una non conformità, ne date notiziaal supervisore?
Quale è la procedura standard per risponderead una lamentela di un cliente?	Quando un cliente si lamenta, dovere riportare il fattosu un apposito documento?
Come fate a sapere che lo strumento è calibrato?	Questa etichetta indica che lo strumento è calibrato?
Come fate a sapere in che modo eseguire questa operazione?	Vi attenete alle procedure per questa operazione?
Come vi comportate con il prodotto finito?	Deponete il prodotto finito sullo scaffale?

 

Conclusione

Il processo di “audit” non deve essere interpretato come un esame sia parte dell’auditore (professore) e dell’audito (scolaro), ma come un processo di miglioramento del Sistema Qualità a vantaggio di tutti.